Informativa sulla Privacy – Nordic Guarantee

Nordic Guarantee Försäkringsaktiebolag (“Nordic Guarantee”) è il Titolare del trattamento dei dati responsabile per il trattamento dei tuoi dati personali.

La tua privacy è importante per noi di Nordic Guarantee e adottiamo misure appropriate per garantire che i tuoi dati personali siano trattati in modo responsabile e sicuro. In questa Informativa sulla Privacy, descriviamo quali informazioni personali raccogliamo, come le utilizziamo e come le proteggiamo. Miriamo a essere aperti e chiari su come vengono gestite le tue informazioni e utilizziamo i tuoi dati solo quando necessario e in conformità con le leggi sulla protezione dei dati applicabili. Spieghiamo anche i tuoi diritti e come puoi contattarci se hai domande.

Definizioni

I dati personali sono qualsiasi informazione su una persona che può essere utilizzata per identificarla, sia da sola che insieme ad altre informazioni, ad esempio nome, indirizzo, numero di telefono e indirizzo e-mail.

Il soggetto dei dati significa qualsiasi persona fisica identificata o identificabile i cui dati personali sono raccolti, memorizzati o trattati, ad esempio dipendenti, rappresentanti o contatti presso clienti aziendali.

Il trattamento include qualsiasi operazione effettuata sui dati personali, ad esempio raccolta, registrazione, memorizzazione o organizzazione.

Il Titolare del trattamento è la società che decide le finalità e i mezzi di utilizzo dei dati personali e garantisce che tutti i trattamenti siano effettuati in conformità con il GDPR e altre leggi sulla protezione dei dati applicabili.

Il Responsabile del trattamento è una società o persona che gestisce i dati personali per conto del Titolare. Segue le istruzioni del Titolare ma non decide perché o come i dati vengono utilizzati.

Categorie di dati e come li trattiamo

Trattiamo i dati personali necessari per fornire i nostri prodotti e servizi. I tipi di dati personali che raccogliamo dipendono dalla tua relazione con Nordic Guarantee e includono:

• Nome, titolo e informazioni sull’azienda, dettagli di contatto come numero di telefono e indirizzo e-mail, credenziali di accesso a FastTrack (es. nomi utente, password) per autenticare gli utenti e concedere accesso alla nostra piattaforma.

Sebbene forniamo principalmente servizi a imprese e aziende, trattiamo dati personali relativi a individui associati a tali imprese, come direttori, azionisti, beneficiari e persone di contatto, in particolare per scopi di due diligence, screening delle sanzioni e valutazioni di solvibilità, pertanto include:

• Dati identificativi, ad esempio, passaporto, numero di identificazione.
• Dati finanziari e di solvibilità, ad esempio, punteggi di credito o rating di credito, registri di fallimento o insolvenza.

Raccogliamo dati personali nei seguenti modi:

• Direttamente da te: Ad esempio, quando richiedi un preventivo, acquisti una garanzia tramite i nostri portali web o invii un reclamo tramite il nostro modulo online.
• Da terzi: Occasionalmente, riceviamo dati personali dall’azienda che rappresenti o da un altro richiedente coinvolto in una garanzia.
• Da fonti pubbliche disponibili: Raccogliamo anche i tuoi dati da registri di dati o altre registrazioni accessibili al pubblico, ad esempio Dun and Bradstreet.
• Attraverso cookie e dati di utilizzo del sito web: Raccogliamo informazioni su come utilizzi il nostro sito web per migliorare i nostri servizi e la tua esperienza. Trattiamo queste informazioni esclusivamente per il fine di fornire i nostri servizi, gestire le tue richieste e migliorare il nostro sito web e le nostre offerte.

Perché utilizziamo i tuoi Dati Personali?

Trattiamo i dati personali solo per scopi specifici, espliciti e legittimi legati alla nostra attività di distribuzione di garanzie. Questa sezione spiega perché trattiamo i tuoi dati e la base legale su cui ci affidiamo come indicato di seguito:

Esecuzione di contratti

• Scopo: Per stipulare e adempiere a contratti relativi a garanzie fideicommissarie.
• Base legale: Il trattamento è necessario per l’esecuzione di un contratto (Articolo 6(1)(b) GDPR) o per adottare misure preliminari alla stipula di un contratto.

Conformità agli obblighi legali

• Scopo: Per conformarsi a leggi e regolamenti applicabili, inclusi i requisiti di antiriciclaggio (AML) e di finanziamento del terrorismo, obblighi contabili e di rendicontazione normativa.
• Base legale: Il trattamento è necessario per conformarsi a obblighi legali (Articolo 6(1)(c) GDPR).

Marketing diretto

• Scopo: Fornirti informazioni sui nostri prodotti e servizi relativi a garanzie fideicommissarie e mantenere la nostra relazione commerciale.
• Come ti contattiamo: E-mail, telefono, comunicazione basata sul sito web.
• Base legale: Il trattamento si basa sul nostro legittimo interesse (Articolo 6(1)(f) GDPR), cioè promuovere i nostri servizi e mantenere relazioni con contatti professionali. Hai il diritto di opporsi al marketing diretto in qualsiasi momento. Se lo fai, smetteremo di trattare i tuoi dati personali per questo scopo.

Per quanto tempo conserviamo i dati personali?

Nordic Guarantee conserva i tuoi dati personali in conformità con i criteri relativi a diverse categorie di dati personali trattati di seguito:

• Conserviamo i dati relativi a una garanzia emessa per la durata del contratto di assicurazione e fino alla scadenza dei termini di prescrizione legali applicabili per richieste contrattuali, regolamentari o di vigilanza.
• I dati sui reclami vengono conservati fino a quando il reclamo non è completamente risolto o chiuso, e successivamente per la durata dei termini di prescrizione legali applicabili per reclami assicurativi, civili o relativi a frodi, o come richiesto dalle autorità di vigilanza per reclami riaperti o audit.
• I dati di screening AML e sanzioni vengono conservati per il periodo di conservazione obbligatorio richiesto dalle normative applicabili nel settore finanziario e antifrode.
• La documentazione contabile, fiscale e finanziaria viene conservata per la durata totale richiesta dalle normative aziendali, fiscali e contabili applicabili.
• I dati dei prospect vengono conservati fino a quando la richiesta non è stata elaborata e, dove non viene concluso alcun contratto, per un periodo limitato necessario a dimostrare la conformità agli obblighi pre-contrattuali, salvo che l’individuo richieda una cancellazione anticipata.

A chi divulghiamo i tuoi dati personali?

Le tue informazioni personali saranno divulgate solo nella misura in cui siano rilevanti per raggiungere lo scopo del trattamento e in conformità con le leggi sulla protezione dei dati applicabili. Le categorie di destinatari sono indicate di seguito:

• Responsabili del trattamento: Utilizziamo fornitori di servizi terzi che trattano dati personali per nostro conto e sotto le nostre istruzioni. Questi includono, ad esempio, fornitori di servizi IT e di hosting cloud, fornitori di buste paga, strumenti di comunicazione con i clienti, fornitori di soluzioni per la gestione dei documenti, ecc. I nostri fornitori di servizi possono cambiare di volta in volta; tuttavia, agiranno sempre per nostro conto e saranno soggetti a obblighi contrattuali per proteggere i tuoi dati personali.
• Uso di intermediari: Distribuiamo e amministriamo vari prodotti assicurativi attraverso intermediari autorizzati all’interno dell’UE/SEE. Questi intermediari trattano determinate categorie di dati personali per nostro conto, per scopi come la raccolta e la valutazione delle domande, il supporto all’underwriting, l’amministrazione delle polizze e l’assistenza con reclami o servizi clienti.

  I dettagli degli intermediari con cui lavoriamo sono disponibili su richiesta.

• Riassicuratori come destinatari di dati personali: Come parte delle nostre sottomissioni di riassicurazione e processi di approvazione interni, i riassicuratori ricevono dati personali, inclusi nomi di gestione e azionisti.
• Titolari indipendenti: In determinate circostanze, condividiamo o divulghiamo dati personali con terzi che agiscono come titolari indipendenti, ad esempio, consulenti e professionisti, broker o partner commerciali che trattano dati personali come titolari indipendenti.
• Divulgazioni legali e normative: Divulghiamo anche dati personali per conformarci a obblighi legali o requisiti normativi.

Luogo di trattamento dei dati personali

I tuoi dati personali saranno principalmente trattati dagli uffici di Nordic Guarantee situati all’interno dell’UE/SEE e, in determinate circostanze, in paesi al di fuori dell’UE/SEE (“paesi terzi”).

Quando i dati personali vengono trasferiti a destinatari situati al di fuori dell’UE/SEE, Nordic Guarantee assicura che siano in atto salvaguardie appropriate per proteggere i tuoi dati in conformità con il GDPR. Queste salvaguardie possono includere:

• Clausole contrattuali standard (SCC) approvate dalla Commissione Europea ai sensi dell’Articolo 46(2)(c) GDPR.

Hai il diritto di richiedere informazioni sulle salvaguardie applicate a qualsiasi trasferimento dei tuoi dati personali al di fuori dell’UE/SEE.

I tuoi diritti

Contattandoci, puoi richiedere informazioni scritte sui dati personali che trattiamo su di te e su come vengono utilizzati all’interno della nostra attività.

Diritto di accesso

Hai il diritto di ottenere verifica se trattiamo i tuoi dati personali e, in tal caso, accedere a tali dati insieme a informazioni su come vengono trattati e utilizzati.

Diritto di rettifica

Hai il diritto di richiedere che correggiamo o aggiorniamo dati personali inaccurati o incompleti.

Se i dati vengono rettificati su richiesta dell’individuo, Nordic Guarantee deve anche informare coloro a cui ha fornito i dati che questi sono stati rettificati. Tuttavia, ciò non si applica se risulta impossibile o comporta uno sforzo eccessivo. L’individuo ha anche il diritto di richiedere informazioni su chi ha ricevuto i dati.

Diritto alla cancellazione (“diritto all’oblio”)

Hai il diritto di richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali. Cancelleremo quindi i tuoi dati se non sono più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti. Tuttavia, dove siamo tenuti a conservare i dati per rispettare un obbligo legale o statutario, non saremo in grado di cancellarli.

Diritto alla portabilità dei dati

Hai il diritto di ricevere i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da un dispositivo e di trasmettere tali dati a un altro titolare senza ostacoli.

Questo diritto si applica quando:

• Il trattamento si basa sul tuo consenso o sull’esecuzione di un contratto di cui sei parte.
• Il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati.

Il diritto alla portabilità dei dati copre i dati personali che ci hai fornito, inclusi i dati generati attraverso l’uso dei nostri servizi. Dove tecnicamente possibile, hai il diritto di far trasmettere i tuoi dati personali direttamente da noi a un altro titolare dei dati.

Si prega di notare che questo diritto si applica solo in determinate circostanze e non si applica a tutti i tipi di dati personali.

Diritto di revocare il consenso

Quando il trattamento dei tuoi dati personali si basa sul tuo consenso, hai il diritto di revocare il tuo consenso in qualsiasi momento.

Se revoci il tuo consenso, smetteremo di trattare i tuoi dati personali per le finalità basate su quel consenso. Tuttavia, ciò non influisce sulla legittimità di alcun trattamento effettuato prima della revoca del consenso e potremmo continuare a trattare i tuoi dati personali dove esiste un’altra base legale per farlo.

Diritto di opporsi a determinati tipi di trattamento

Hai il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei tuoi dati personali nelle seguenti circostanze:

• Quando trattiamo i tuoi dati personali basandoci sul nostro legittimo interesse. Se ti opponi, non tratteremo più i tuoi dati personali per tale scopo, a meno che non possiamo dimostrare motivi legittimi cogenti per il trattamento che prevalgono sui tuoi interessi, diritti e libertà.
• Hai il diritto di opporsi in qualsiasi momento all’uso dei tuoi dati personali per scopi di marketing diretto. Se lo fai, smetteremo immediatamente di trattare i tuoi dati personali per comunicazioni di marketing.

Diritto di limitare il trattamento dei dati personali

In determinati casi, hai il diritto di richiedere che il trattamento dei tuoi dati personali sia limitato. “Limitato” significa che i tuoi dati personali possono essere trattati solo per scopi specifici e non utilizzati in altro modo.

Questo diritto si applica, ad esempio, quando:

• Contesti l’accuratezza dei tuoi dati personali e noi stiamo verificando la loro accuratezza.
• Il trattamento è illecito e richiedi limitazioni invece della cancellazione.

Il soggetto dei dati può in tali casi richiedere anche che il trattamento dei propri dati personali sia limitato mentre viene verificata l’accuratezza dei dati.

Autorità di Vigilanza

Diritto di presentare un reclamo

In conformità con il GDPR, hai il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di vigilanza sulla protezione dei dati se ritieni che il trattamento dei tuoi dati personali violi le leggi sulla protezione dei dati applicabili.

Prima di contattare l’autorità di vigilanza, ti incoraggiamo a contattarci in modo da poter affrontare direttamente le tue preoccupazioni. Puoi trovare i dettagli di contatto di seguito in questa informativa sulla privacy.

Di seguito puoi trovare i dati di contatto della nostra autorità di controllo capofila e della tua autorità di controllo locale, presso le quali hai il diritto di presentare un reclamo.

Svezia

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)
Box 8114, 104 20
Stoccolma, Svezia
+46 (0)8 657 61 00
E-mail: imy@imy.se
Sito web:

https://www.imy.se/en/

Italia

Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia, 11
00187 Roma
Tel. +39 06 69677 1
Fax +39 06 69677 785
Email:

segreteria.stanzione@gpdp.it

Sito web:

http://www.garanteprivacy.it/

Cookie

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Contatti

Se hai domande riguardo ai contenuti di questa Informativa sulla Privacy o desideri effettuare una delle richieste sopra menzionate, ti preghiamo di contattare l’Addetto alla Protezione dei Dati (DPO) di Nordic Guarantee utilizzando i dettagli di contatto forniti di seguito:

Addetto alla Protezione dei Dati
Indirizzo email:
incident@nordg.com

Nordic Guarantee Försäkringsaktiebolag
Kista Science Tower
164 51 Kista, Svezia
Indirizzo email:
info@nordg.se